Comment imprimer des documents en toute confidentialité
Plusieurs employés souhaitent obtenir une imprimante personnelle afin de pouvoir imprimer certains de leurs documents de manière confidentielle. Règle générale, cette raison n'est pas jugée suffisante. Le critère principal qui justifie l'attribution d'une imprimante personnelle est l'éloignement géographique de l'employé à une imprimante réseau.
Il est toutefois possible de lancer une tâche d'impression en mode protégé (confidentiel) sur certains modèles d'imprimantes réseau de HP et sur les équipements d'impression à fonctions multiples (ÉIFM) de Xerox.
Les équipements d'impression des autres fabricants ne sont pas normalisés et en conséquence ne sont pas traités dans cet article.
Le mode protégé s'obtient par la configuration adéquate du pilote d'impression.
Xerox WorkCenter Pro 2xxPS
Tous les ÉIFM de cette série de Xerox disposent d'un disque rigide interne ce qui renforce les capacités de l'impression en mode protégé en allongeant la période de rétention.
Demande d’impression protégée
- Sélectionner la commande « Imprimer » à partir d'une application (Word, Excel, Powerpoint..).
- Sélectionner l'équipement d'impression Xerox et cliquer sur le bouton « Propriétés… »,
- Sélectionner l'onglet « Support/Réception »,
- Choisir « Impression protégée » dans le menu déroulant Type de travail,
- Puis cliquer sur le bouton « Configurer... »,
- Entrer un code d'impression (NIP) de 4 à 10 chiffres (0 à 9),
- Confirmer le code d'impression (NIP),
- Appuyer sur le bouton « OK » pour valider votre code d’impression,
- Appuyer sur le bouton « OK » à la fenêtre précédente,
- Lancer l'impression en appuyant sur le bouton « OK » à nouveau.
Votre requête est envoyée à l'équipement d'impression sélectionné et sera libérée lorsque vous vous présenterez à l’appareil.
Note : La sélection d'une demande d'impression protégée n'est valable que pour la durée de votre application courante. Il est recommandé de sélectionner une impression protégée lorsque vous le jugez nécessaire ; par contre, votre code d'impression (NIP) restera en mémoire pour l'ensemble des applications.
Récupération d'une demande d’impression protégée
- Se rendre à l’équipement d'impression Xerox,
- Près de l’écran tactile, appuyer sur le bouton « État des travaux »,
- Naviguer dans la liste présentée puis appuyer sur votre requête (Utilisation de l’écran tactile),
- Appuyer sur « Libérer »,
- Entrer votre code d’impression (NIP) à l’aide du clavier et appuyer sur « Entrer »,
- Votre document s’imprime.
Note : Il est à signaler que vous avez également le loisir de supprimer la tâche d'impression en cours ou encore de l'imprimer en plusieurs copies si vous le désirez.
Imprimantes réseau de HP
Comme il est dit en introduction, ce ne sont pas tous les modèles d'imprimantes du fabricant HP qui supportent cette fonction. Les imprimantes HP acquises sur fonds d'investissement courant (MAO Campus) ne disposent pas de disque rigide interne sauf exception rarissime. Mais cela n'empêche pas le soutien du mode d'impression protégée lorsque configurable par l'entremise du pilote, la tâche est alors stockée en mémoire dynamique de l'imprimante. La quantité de mémoire présente dans l'appareil est un paramètre déterminant la qualité fonctionnelle du mode protégé. Il n'est pas recommandé de soumettre en mode protégé un travail d'impression volumineux car cela peut bloquer toutes les impressions subséquentes jusqu'au moment de la libération de ce travail.
Voici une liste non exhaustive des imprimantes réseau de HP qui supportent ce mode (sans disque rigide interne) : HP Color LaserJet séries 3600 et 3800 ; HP Color LaserJet 4650, 4700 et 5550 ; HP LaserJet 2300, 2420 et 2430 ; HP LaserJet série 4100 ; HP LaserJet 4200, 4240, 4250, 4300 et 4350 ; HP LaserJet séries 5100 et 5200 ; HP LaserJet 8150, série 9000 et 9050.
Pour illustrer la procédure à suivre, nous prenons comme exemple l'imprimante HP LaserJet 4300 Postscript. Il est possible que la configuration du pilote ainsi que la procédure de récupération de la tâche d'impression diffèrent légèrement dans le cas des autres modèles. Il s'agit de s'en inspirer.
Demande d’impression protégée
- Sélectionner l'imprimante HP et cliquer sur le bouton « Propriétés… »,
- Sélectionner l'onglet « Destination »,
- Cliquer sur le bouton « Paramètres... »,
- Sélectionner le bouton « Tâche personnelle »,
- Entrer le Nom de l'utilisateur, le Nom de tâche puis un code d'impression (NIP) de 1 à 4 chiffres (0 à 9),
- Appuyer sur le bouton « OK » pour valider votre code d’impression,
- Appuyer sur le bouton « OK » à la fenêtre précédente,
- Lancer l'impression en appuyant sur le bouton « OK » à nouveau.
Votre requête d’impression est envoyée à l'imprimante sélectionnée et sera libérée lorsque vous vous présenterez à l’appareil.
Note : Il est recommandé de procéder à cette configuration du pilote que lors du déclenchement d'une impression protégée ou confidentielle pour éviter que les listes suivantes conservent ce mode. Aussi, vous ne devez pas tarder à récupérer votre tâche impression car elle se trouve enregistrée en mémoire dynamique de l'imprimante.
Récupération d'une demande d’impression protégée
L'imprimante HP LaserJet 4300 Postscript ne dispose pas d'un clavier numérique sur son panneau de commande ce qui a pour effet d'alourdir légèrement le processus de récupération.
- Se rendre à l’imprimante HP,
- Sur le panneau de commande, appuyer sur le bouton « » pour Accéder au menu,
- Appuyer sur le bouton « V » pour Récupérer le travail,
- Choisir le Nom de l'utilisateur et appuyer sur le bouton « V »,
- Choisir le Nom du travail et appuyer sur le bouton « V »,
- Cliquer sur le bouton « V » pour Imprimer,
- Cliquer sur le bouton « V » pour l'entrée du NIP,
- Pour chaque chiffre du NIP (1 à 4), alterner entre la flèche du bas ou du haut (nombre à choisir entre 0 et 9) et le bouton « V »
- Une fois le NIP entré, le document s'imprime.
Note : Il est à signaler que vous avez également le loisir de supprimer la tâche d'impression en cours ou encore de l'imprimer en plusieurs copies si vous le désirez.
Source : Polycopie et DGTIC