Lancé à l’initiative du recteur Vinet en mai 2009, le chantier budgétaire Baliser notre avenir comprend trois grandes étapes :

1. les travaux préparatoires (de mai à septembre 2009),
2. les consultations (du 26 octobre au 20 novembre 2009),
3. le rapport final et les recommandations (décembre 2009).

1. Les travaux préparatoires

Depuis le printemps, d’importants travaux sont menés sous l’égide du comité de coordination pour chacun des trois volets du chantier budgétaire : académique, administratif et financier. À ces trois volets s’ajoute un chantier de nature transversale, dont le mandat est de fournir les indicateurs et les données permettant d’établir de façon précise le positionnement de l’UdeM à l’échelle québécoise et canadienne. L’ensemble de ces travaux préparatoires a permis de dresser un état des lieux de nos pratiques dans toutes les sphères d’activité et de constituer une base de référence qui permette de fixer des objectifs réalistes et de définir des stratégies susceptibles de conduire à un redressement de la situation budgétaire de l’Université. Ce sont ces objectifs et ces stratégies qui figurent dans le rapport d’étape et qui doivent maintenant être évalués par voie de consultation en fonction de leurs retombées tant académiques que budgétaires.

2. Les consultations

Les consultations ont débuté le lundi 26 octobre par une séance extraordinaire de l’Assemblée universitaire (AU). Au cours de cette séance, les membres de l’AU ont eu l’occasion de commenter une version préliminaire du rapport d’étape et de proposer des modifications au texte. Une nouvelle version, qui intègre ces suggestions, a par la suite été transmise aux unités académiques et administratives à des fins consultatives. Les unités ont jusqu’au 20 novembre 2009 pour commenter le rapport d’étape. Le site Web Baliser notre avenir convie également les membres de la communauté universitaire à prendre connaissance des nombreux documents préparatoires qui ont servi à la rédaction du rapport d’étape.

Au terme de l’exercice, le rapport d’étape sera revu et modifié. La consultation a pour premier objectif de permettre une analyse critique des pistes de solution proposées et d’en désigner de nouvelles.

3. Le rapport final et les recommandations

Pour évaluer la portée budgétaire des stratégies retenues à l’issue des consultations, il faut attendre les états financiers préliminaires, qui seront connus en décembre 2009. C’est à la lumière de ces états financiers qu’on pourra procéder aux analyses avec toute la rigueur qui s’impose. Ces analyses faites, nous saurons si de nouvelles stratégies doivent s’ajouter à celles déjà arrêtées pour retrouver, à terme, l’équilibre budgétaire. Et nous serons mieux à même d’estimer les conséquences des mesures à prendre sur la poursuite de notre mission.

Un rapport final sera publié en décembre. Le document servira à la préparation du prochain budget de l’Université et orientera les décisions budgétaires des prochaines années.

Les comités

Les comités de travail

Trois comités de travail ont été constitués pour couvrir chacun des trois volets du chantier budgétaire : académique, administratif, financier. Les comités ont pour mandat d’élaborer des stratégies dans leurs secteurs respectifs, d’analyser les moyens à prendre pour mettre en œuvre ces stratégies, de déterminer les mesures d’analyse et d’évaluation indispensables et de soumettre des recommandations au comité de coordination. Chaque comité de travail est composé de membres de la direction, d’experts internes et externes, ainsi que de partenaires et de conseillers externes.

• Le premier comité (académique) est présidé par Jacques Frémont, provost et vice-recteur aux affaires académiques.
• Le deuxième comité  (administration) est présidé par Guy Breton, vice-recteur exécutif.
• Le troisième comité (financement) est présidé par Luc Vinet, recteur.

Un quatrième comité (chantier transversal), coprésidé par le vice-provost et vice-recteur à la planification Pierre Simonet et la vice-rectrice aux relations internationales Mireille Mathieu, a également été formé afin de fournir toute l’information chiffrée nécessaire à une analyse comparative de l’UdeM avec ses homologues du Québec et du Canada.

Les sous-groupes de travail

Une dizaine de sous-groupes de travail ont été formés afin de rassembler toute l’information nécessaire à une analyse éclairée de notre structure de financement et de nos contraintes budgétaires. Présidés par des vice-recteurs ou des vice-recteurs adjoints, ces sous-groupes ont informé et consulté les doyens et les directeurs de service au cours des travaux préparatoires qui ont servi de base de référence à la rédaction du rapport d’étape. Une analyse de nos pratiques administratives a également été effectuée par une firme de consultants externes.

Le comité de coordination

Le comité de coordination est composé des membres de la haute direction de l’Université (recteur, vice-recteurs et secrétaire générale). Son mandat est de coordonner les travaux des trois comités de travail, d’élaborer une stratégie globale sur la base de ces travaux, de recueillir l’avis du comité de consultation et les membres de la communauté universitaire, d’implanter les mesures retenues, d’en évaluer les retombées et de faire son rapport au Conseil de l’Université.

Le comité de consultation

Le comité de consultation a pour mandat de recevoir les propositions que le comité de coordination formulera en fonction des travaux des trois sous-comités de travail, de conseiller la direction et de présenter des recommandations quant aux stratégies et aux moyens à prendre pour redresser les finances de l'Université.

Membres du comité de consultation

1. Daniel Bourbonnais, professeur à l'École de réadaptation
   
2. Guy Breton, vice-recteur exécutif
   
3. Jean-Claude Breton, doyen de la Faculté de théologie et de sciences des religions
   
4. Monique Desroches, professeure à la Faculté de musique
   
5. Richard Dumont, directeur général des bibliothèques
   
6. Jacques Frémont, provost et vice-recteur aux affaires académiques
   
7. Luc Giroux, vice-doyen à la Faculté des arts et des sciences
   
8. Michèle Glemaud, directrice du recrutement au Service de l’admission et du recrutement
9. Hélène Lefebvre, professeure à la Faculté des sciences infirmières
   
10. Claude Mailhot, professeure à la Faculté de pharmacie
    
11. Benoît Melançon, directeur du Département des littératures de langue française
    
12. Danielle Morin, directrice des opérations à la Faculté des arts et des sciences
    
13. Antonio Nanci, professeur au Département de stomatologie (Faculté de médecine dentaire)
    
14. Matthew Nowakowski, directeur général des services financiers à la Direction des finances
    
15. Louise Poirier, professeure au Département de didactique (Faculté des sciences de l'éducation)
    
16. Philippe Poullaouec-Gonidec, professeur à l’École d’architecture de paysage (Faculté de l'aménagement)
    
17. Jean Rouleau, doyen de la Faculté de médecine
    
18. Mario Roy, technicien en électronique et infrastructure à la Direction générale des technologies de l'information et de la communication
    
19. Sébastien Roy, directeur administratif de la Faculté de médecine vétérinaire
    
20. Guy Sauvageau, directeur général de l'Institut de recherche en immunologie et en cancérologie
    
21. Yvan St-Aubin, professeur au Département de mathématiques et de statistique (Faculté des arts et des sciences)
    
22. Gilles Trudeau, doyen de la Faculté de droit
    
23. Luc Vinet, recteur (président du comité)